Faktura jest podstawowym dokumentem, który potwierdza transakcję zakupu. Ustawa o VAT szczegółowo opisuje elementy jakie obowiązkowo powinien zawierać dokument faktury a także wszelkie zmienne, uzależnione od rodzaju transakcji. Jej wystawienie i wprowadzenie do obiegu rozpoczyna ważny proces, związany z obowiązkiem podatkowym. A gdzie w grę wchodzi płacenie podatków tam warto zadbać o poprawność wystawianych dokumentów sprzedaży. Z pomocą przyjdzie program do fakturowania. W poniższym artykule opisujemy na co zwrócić uwagę wybierając odpowiedni program do fakturowania.

Program do fakturowania - poprawność i wygoda

Wybierając program do fakturowania w pierwszej kolejności należy sprawdzić czy wystawiane w nim faktury są w pełni zgodne z aktualnymi przepisami prawa podatkowego. Ważne również czy system jest na bieżąco aktualizowany, co jest niezwykle istotne w dobie bardzo szybko zmieniających się przepisów. Warto wybrać program, dzięki któremu nie będziemy musieli na co dzień zastanawiać się czy wystawiony przez nas dokument spełnia wszystkie wymogi narzucane obecnie obowiązującymi zapisami ustawy o VAT. Po drugie, dobry program do fakturowania obowiązkowo musi zapewniać ochronę danych osobowych. Ma to znaczenie pod kątem RODO, ale nie tylko - ochrona naszych danych w dobie cyfryzacji to priorytet. Po trzecie i najważniejsze przy codziennej pracy - system powinien być wygodny, intuicyjny i łatwy w obsłudze. Po stronie przedsiębiorcy jest prowadzenie sprzedaży - program do fakturowania powinien jak najlepiej wspierać ten proces. Warto przy tym sprawdzić czy system dostępny jest w wersji mobilnej. Wystawienie faktury z komórki powinno być co najmniej tak proste i szybkie jak przy korzystaniu z komputera. 

Najlepsze, zaawansowane programy do fakturowania online posiadają szereg funkcji, które wspomagają codzienną pracę. Należą do nich m.in. budowa katalogu kontrahentów, katalogu towarów i usług z domyślnymi cenami, pobieranie danych kontrahenta z GUS oraz jego weryfikacja, a także automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych. W dalszej części artykułu przyjrzymy się tym zagadnieniom oraz prześwietlimy pod tym kątem program do fakturowania, który zamierzamy wybrać.

Katalog towarów i usług - wygoda i szybkość wystawiania faktur

Tworzenie katalogu towarów i usług to jedna z podstawowych funkcji ułatwiających codzienną pracę przedsiębiorcy. Nie musi on bowiem za każdym razem ręcznie wpisywać pełnej nazwy towaru, jego ceny, jednostki miary czy stawki VAT. Wystarczy jeden raz przypisać dane do produktu lub usługi a podczas wyboru pozycji z katalogu system automatycznie wstawi te dane do faktury. Wystawianie faktury powinno również w tle generować zmianę stanu magazynowego produktów. Dzięki temu możemy szybko sprawdzić czy nasze zapasy towarów są wystarczające do obsłużenia kolejnych zamówień i tym samym zapewnić ciągłość funkcjonowania firmy.

Dane kontrahentów - zawsze dostępne

Kolejną podstawą jest baza kontrahentów w systemie a także pobieranie danych nowych klientów po NIP. To naprawdę proste, wystarczy wpisać pełny NIP a system najpierw przeszuka bazę naszego CRM a jeśli nie znajdzie takiego kontrahenta to jego dane pobierze bezpośrednio z GUS i wstawi do faktury. A wszystko w dosłownie pół sekundy. Mając danego kontrahenta w naszej bazie możemy do niego przypisać również dodatkowe informacje, jak np wysokość stałego rabatu. Tego typu funkcje zapewniają mnóstwo oszczędności czasu. 

Weryfikowanie kontrahentów - wiedza na wagę złota

Dobry i porządnie zaprojektowany program do fakturowania pozwoli szybko prześwietlić kontrahenta pod względem jego wiarygodności. Dzieje się to w tle, podczas wystawiania faktury program automatycznie łączy się z bazą dłużników i giełdą długów. Najlepsze programy do fakturowania posiadają również integracje z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi. Tego typu rozwiązania przydadzą się m.in. w przypadku chęci zastosowania kredytu kupieckiego. W przypadku nierzetelnego klienta od razu możemy zastosować środki zapobiegawcze w opóźnieniu zapłaty, jak całościowa przedpłata czy choćby częściowa zaliczka.

Ważną funkcją jest integracja z bazą VIES (weryfikacja podatników VAT na terenie UE). Dzięki niej podczas wystawiania faktury na rzecz zagranicznego kontrahenta od razu sprawdzimy czy jest on zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE i tym samym jaką stawkę VAT powinniśmy zastosować. 

Dlaczego sprawdzanie kontrahenta we VIES jest tak ważne? Otóż od 2020 roku zaostrzeniu ulegają przepisy dotyczące prawa do zastosowania stawki 0% przy transakcjach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Już teraz aby zastosować stawkę 0% przedsiębiorca musi posiadać dwa różne niesprzeczne dowody na dostarczenie towaru do drugiego. Dodatkowo MF pracuje nad zmianami w przepisach, poprzez które kolejnym warunkiem ma być, to że podczas wystawiania faktury kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE. Program do fakturowania powinien wspomagać sprawdzanie nabywcy.

Automatyczne księgowanie faktur - oszczędność czasu

Profesjonalny program do fakturowania zaoszczędza na każdym kroku nasz czas i działa w taki sposób by wiele rzeczy działo się automatycznie w tle. Gdy wystawiamy fakturę, dokument ten jest od razu księgowany do odpowiednich ewidencji podatkowych. Program sam rozpozna moment powstania obowiązku podatkowego w VAT i podatku dochodowym. Nie ma zatem obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na przykre urzędowe konsekwencje.

Program do fakturowania wfirma.pl - jakie jeszcze funkcje

Wyżej opisane funkcje to baza porządnego i profesjonalnego programu do fakturowania online. Natomiast oprócz nich system wfirma.pl ma jeszcze więcej do zaproponowania. Faktury można wysłać mailem do odbiorcy (bez konieczności ich drukowania), w tym ustawić funkcję automatycznej wysyłki zaraz po wystawieniu dokumentu. Wartą uwagi jest opcja dołączania do faktur linka do szybkiej płatności. To znacznie przyspiesza otrzymanie zapłaty. A jeśli kontrahent nie zapłaci w terminie to pomocna jest funkcja powiadomień o nieuregulowanych płatnościach do faktur, w formie e-mail lub SMS. 

Pomocne są również różne funkcje fakturowania, zaprogramowanie faktur automatycznych lub cyklicznych jeśli świadczone przez nas usługi są powtarzalne. Możliwe jest również tworzenie specyfikacji do wydarzeń płatnych związanych z danym kontrahentem oraz zafakturowanie ich zbiorczo na koniec miesiąca. Dodatkowe usługi odnoszą się do analiz wysokości sprzedaży czy przepływów pieniężnych - może to być wiedza niezbędna w płynnym prowadzeniu biznesu.

Dobry program do fakturowania online to narzędzie niezbędne aby zapanować nad jednymi z najistotniejszych dokumentów - fakturami sprzedaży. Dzięki niemu szybko obsłużymy zamówienia, również mobilnie za pomocą smartfona. Do tego zyskamy pewność, że nie zapomnimy o obowiązkach podatkowych.