Przedsiębiorcy, których główna gałąź działalności dotyczy sprzedaży towarów niejednokrotnie zadają sobie pytanie czy potrzebują program magazynowy. Czy jest prowadzenie gospodarki magazynowej jest potrzebne a może nawet konieczne? Na te pytania odpowiemy w poniższym artykule.

Czy magazyn jest obowiązkowy - co mówią przepisy

Konieczność prowadzenia gospodarki magazynowej dotyczy z pewnością firm handlowych i produkcyjnych prowadzących księgi handlowe obowiązkowo (np spółki kapitałowe i w tym spółka z o.o.) lub dobrowolnie albo poprzez przekroczenie limitów (np spółki cywilne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą). Wynika to z ustawy o rachunkowości.

Co natomiast z mikro i małymi podmiotami, które nie prowadzą pełnej księgowości? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych ani też rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie nakazują prowadzenia gospodarki magazynowej. Jest to dobrowolne.

Po co magazyn

Jak już przedsiębiorca określi, że w jego przypadku nie ma obowiązku prowadzenia magazynu, to kolejne pytanie jakie powinien sobie zadać to: Po co prowadzi się gospodarkę magazynową i czy będzie ona pomocna w jego działalności. Gospodarkę magazynową prowadzi się przede wszystkim po to by mieć bieżący wgląd w ilości towarów będących w posiadaniu przedsiębiorcy.

W bardziej zaawansowanych przypadkach, kiedy produktów posiada się dużo program magazynowy pozwala na sprawdzenie cen konkretnych produktów a nawet partii, z których pochodzą. Magazyn podpowie nam które towary sprzedać w pierwszej kolejności gdyż niedługo mija ich termin ważności czy też zaalarmuje kiedy najbardziej chodliwy towar przekroczy minimalny próg zapasu.

Automatyczne pilnowanie stanów magazynowych jest niezwykle istotne w przypadku prowadzenia sklepu internetowego. Klient dokonując zakupu bardzo często kieruje się informacją o dostępności danego produktu. Co jeśli na stronie internetowej zobaczy, że dany produkt jest dostępny, dokona zamówienia a przy jego przyjęciu przez sprzedawcę okaże się, że towaru nie ma? Spowoduje to frustrację ze strony klienta. Polscy konsumenci już zdążyli przyzwyczaić się do szybkich zakupów - wybieram, płacę, otrzymuję przesyłkę w maksymalnie 2 dni. Jeśli po dokonaniu zamówienia z płatnością przy odbiorze klient dowie się, że towaru nie ma,  to występuje wysokie prawdopodobieństwo jego rezygnacji z zakupu. A jeśli dokona przedpłaty? Trzeba będzie dodatkowo rozpatrywać reklamację i zwrot zapłaty.

Czy klient, który raz nadział się na błędne informacje w danym sklepie internetowym będzie chciał do niego powrócić? Warto zatem zadbać o klienta zawsze aktualną informacją co do dostępności produktu.

Dobry program magazynowy to podstawa

Jaki program magazynowy jest dobry? Czy taki w którym można wystawić dokumenty magazynowe PZ i WZ? To jest tylko podstawa. Program, który posiada dokumenty PZ, WZ, RW, PW i MM ciężko nazwać jeszcze programem magazynowym jeśli nie będzie mieć takich funkcji jak:

  • rozchód towarów metodą FIFO (pierwsze weszło pierwsze wyszło) czy FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło)
  • pilnowanie partii magazynowych
  • tworzenie grup cenowych i wydruk dowolnie tworzonych przez siebie cenników
  • kontrola stanów magazynowych - ustawianie alertów na minimalne i maksymalne progi ilości towarów
  • wiele magazynów - możliwość tworzenia więcej niż jednego magazynu z możliwością przesunięć pomiędzy nimi towarów (MM)
  • plik JPK MAG do wygenerowania na żądanie organu skarbowego
  • rezerwacje towarów dla klientów
  • kompletacja i dekompletacja produktu
  • kompletacja usługi z produktami
  • integracja z czytnikami kodów kreskowych

To są funkcje, który program magazynowi powinien posiadać. Ale dobry program to taki, który jest automatycznie połączony z fakturowaniem - wystawiona faktura sprzedaży zaktualizuje stan magazynowy. Dobry program magazynowy umożliwi również wystawianie i pobieranie zamówień z Allegro - platformy, która pozwala zaistnieć na rynku mikro przedsiębiorcom.

Czy zatem przedsiębiorcy potrzebują programu magazynowego? Obecnie tak! Pozwala to na bieżący wgląd w ilości towarów oraz zawsze aktualną informację dla naszego klienta.