ceidg-1 – blog dla biznesu

Wysyłanie faktury e-mailem

Niektórzy mają wiele wątpliwości w kwestii wysyłania faktur drogą mailową. Jest to bardzo wygodny sposób wysyłania dokumentów, pozwalający w kilka sekund sfinalizować transakcję. Jednak czy jest to zgodne z przepisami prawa?

Faktura elektroniczna – czy jest zgodna z prawem?

Przepisy prawa pozwalają na przesłanie faktury w dowolnej formie, czy to drukowanej, czy elektronicznej. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby wysłać fakturę jako załącznik do maila, czy jako link do pobrania na stronie www. Należy jednak pamiętać o zabezpieczeniu przesyłanego dokumentu i upewnieniu się, że klient będzie wiedział, od kogo fakturę otrzymał i że dane są prawdziwe. Dodatkowo powinniśmy otrzymać zgodę na wysłanie faktury w takiej formie.

Zmiana formy przesyłania faktury

Przesyłanie faktur pocztą tradycyjną to oczywiście dodatkowe koszty i poświęcony czas na wysyłkę. Czy możemy zmienić formę przesyłania dokumentów z tradycyjnej na elektroniczną? Jest to jak najbardziej możliwe, ale po wcześniejszej konsultacji z odbiorcą.

Faktura wysyłana mailem jest ważna i można ją traktować tak samo, jak tą, którą otrzymujemy w wersji drukowanej. Dodatkowo na fakturze nie ma już oznaczenia ,,oryginał” i ,,kopia”, więc nie musimy się martwić, czy otrzymana faktura jest oryginałem. Z tego względu możemy nawet taką fakturę wysłać faksem i również będzie ona poprawnie wysłaną fakturą. Z kolei, jeśli mamy sytuację, że dostajemy fakturę maile, a następnie wersji drukowanej, to dla księgowości ważny jest ten dokument, który wpłynął pierwszy.

Odmowa wysyłania faktur w formie elektronicznej

Jest możliwe niezaakceptowanie takiej formy przesyłania faktur, jednak musimy się liczyć z tym, że ktoś może odmówić nam realizacji transakcji. Warto jednak zastanowić się nad tą formą otrzymania faktury, ponieważ jest wygodniejsza i przyspiesza przebieg transakcji.

Przeczytaj jakie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *